20 tareas repetitivas que ya puedes delegar en la IA

Veinte tareas concretas, por área, para contrastar con tu operación antes de la primera reunión.

Esta lista es un punto de partida para contrastar con tu propia operación. Para cada proceso explicamos qué hace la automatización y qué necesitas para ponerla en marcha. No incluimos porcentajes de ahorro: dependen de tu volumen y tus sistemas, y solo publicamos cifras que hemos medido nosotros.

Finanzas y administración

• Extracción de datos de facturas y albaranes. La IA lee documentos en papel o PDF y vuelca proveedor, importe, fecha y líneas al ERP. Compensa cuando el volumen es alto y constante.
• Conciliación bancaria automatizada. Cruza movimientos bancarios con facturas y pedidos, y deja para revisión humana solo lo que no cuadra.
• Análisis de gastos por categoría con alertas de desviación. Clasifica automáticamente cada gasto y avisa cuando una categoría supera el presupuesto, sin cambiar el ERP.

Ventas y CRM

• Calificación automática de leads entrantes. Analiza las respuestas de un formulario y asigna una puntuación de probabilidad de cierre. El equipo comercial recibe los leads ya ordenados por prioridad.
• Actualización del CRM tras llamadas. Transcribe la llamada, extrae compromisos y fechas y los añade al CRM sin que el comercial tenga que escribir nada.
• Presupuestos con precios siempre al día. Una tabla de precios única alimenta cada presupuesto, y el sistema avisa cuando un precio de material cambia.

Atención al cliente

• Respuesta automática a preguntas frecuentes por email o chat, con escalado a una persona, con el contexto ya resumido, cuando la consulta lo requiere.
• Triaje y enrutamiento de consultas. Clasifica cada una por urgencia, tipo y responsable para que llegue a quien tiene que resolverla.
• Estado del pedido a demanda. El cliente pregunta cómo va su pedido y recibe la respuesta desde los datos de producción, sin que nadie tenga que bajar al taller a mirarlo.

Recursos humanos

• Criba inicial de CVs contra los requisitos del puesto, siempre con la decisión final en manos de una persona.
• Gestión de turnos y ausencias. Cruza el calendario de producción con las ausencias previstas y avisa de los huecos antes de que se produzcan.
• Conocimiento de planta documentado. Recoge procedimientos y criterios de las personas veteranas y los hace consultables antes de que se jubilen.

Operaciones y logística

• Stock actualizado con cada movimiento real. Se acabó llamar al taller para confirmar si hay material: el dato está en un único sitio.
• Gestión automática de pedidos a proveedores. Cuando el stock baja del mínimo calculado, genera y envía el pedido. Configurable con o sin aprobación humana.
• Pedidos validados contra stock. Cada pedido que entra por email o teléfono se registra y se cruza con el stock antes de confirmarlo al cliente.

Producción y taller

• Hojas de corte digitales. El operario registra el trabajo en el puesto y el dato llega directamente a la base de datos, sin pasar por papel ni por Excel.
• Certificados de calidad automáticos. Se generan a partir de los datos de producción ya registrados, sin preparar cada uno a mano.
• Registro de incidencias de máquina. Cada parada queda anotada con causa y duración: es la base de cualquier mantenimiento predictivo futuro.

Dirección y reporting

• Generación automática de informes de dirección. Cada semana o mes, el informe de producción, ventas y márgenes se genera y envía solo, sin que nadie lo monte a mano.
• Detección de anomalías en datos de negocio. Monitoriza indicadores clave y avisa cuando algo se sale del patrón habitual antes del cierre mensual.

Ninguno de estos procesos se implementa igual en dos empresas. El volumen, los sistemas existentes y el nivel de madurez de los datos cambian el diseño de cada solución. Por eso empezamos con un diagnóstico: para saber cuál de estos tiene más sentido en tu caso y en qué orden.